SharePoint-Migration zur Optimierung der Unternehmensprozesse

Die Turck GmbH hatte aufgrund ihres schnellen Wachstums und steigenden bürokratischen Aufwands den Bedarf, eine einheitliche interne Plattform einzuführen. Diese Plattform sollte in erster Linie alle Unternehmensinformationen sammeln, abspeichern und darüber hinaus die Ergebnisse von Meetings und Besprechungen in SharePoint-Listen übersichtlich darzustellen.

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Eine Plattform – alle Lösungen

Aufgrund der unterschiedlichen Bedürfnisse an eine einheitliche Firmensoftware entschied sich die Turck GmbH für den SharePoint 2007. Die Anwendungsplattform sollte verschiedene Prozesse abdecken, darunter Vertragsmanagement, Produktmanagement, Prozessmanagement und eine Bilddatenbank.

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Umsetzung

Anforderungsmanagement

Durch ein ausgefeiltes Projektmanagement und regelmäßige Feedback-Runden wurden die Anforderungen konzipiert und von den Projektverantwortlichen bei Turck bestätigt. Dabei stand ein iteratives Vorgehen im Vordergrund, das sowohl langsame Schritte in den Entwicklungsprozessen als auch nachhaltige Mitarbeiterschulungen umfasste. Durch die Vereinfachung der SharePoint-Entwicklungsschritte und die Einführung verschiedener Anpassungen wurde ein nachhaltiger Mehrwert für alle Mitarbeiter erreicht.

Zunächst wurde mit der SharePoint Foundation begonnen, bei der die Grundfunktionen verwendet und die Solution installiert wurden. Nachdem die ersten Anpassungswünsche umgesetzt waren, erfolgte die Migration von Version 2007 auf Version 2010. Dazu wurde eine Standard-Lizenz erworben und entsprechende Anpassungen vorgenommen.

Eine weitere Migration folgte von 2010 auf 2013, wofür die IT-Infrastruktur vollständig neu aufgebaut wurde. Aufgrund steigender Anforderungen musste die Komplexität des MS Project Servers und des WebApp Servers angepasst werden.

Dank der IT-Koordinierungsmaßnahmen konnte der Kunde bereits im Vorfeld das Endprodukt beobachten und bei Bedarf Änderungen einleiten. Der Schwerpunkt lag sowohl auf der Erstellung einer Informationsplattform als auch auf einem effektiven Wissenstransfer.

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Implementierung

Nachdem die Turck GmbH & Co. KG die optimierten Anforderungsprofile geprüft und akzeptiert hatte, begann jeweils eine Implementierungsphase, die von professionellen Softwareentwicklern durchgeführt wurde. Ein wöchentliches Reporting stellte dabei sicher, dass der Kunde stets über den aktuellen Projektstatus informiert war.

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Testing

In der Testphase wurden die Funktionalitäten der SharePoint-Umgebungen geprüft, um deren einwandfreien Betrieb sicherzustellen. Gleichzeitig wurde eine Anwenderdokumentation erstellt, die dem Kunden die Anforderungen und deren konkrete Umsetzung verständlich darlegte.

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Projektabnahme

Die Mitarbeiter von Turck hatten die Möglichkeit, die neue SharePoint-Website sowie die Kunden-Website regelmäßig auf verschiedenen Serverumgebungen zu testen und aktiv an der Gestaltung mitzuwirken. Durch verschiedene Schulungen wurde der zu erlernende Inhalt zeitnah vermittelt. Nachdem alle Projektschritte abgeschlossen waren, konnte die Inbetriebnahme erfolgen.

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Ergebnis

Die SharePoint-Plattform steht der Turck GmbH nun zur Verfügung und erfüllt alle gestellten Anforderungen. Als zentrale Informationsplattform ist SharePoint in den letzten Jahren unverzichtbar geworden. Durch verschiedene Schulungen wurde die Handhabung der Plattform für die Mitarbeiter einfach und unkompliziert gestaltet.

Dank des kontinuierlichen Austauschs zwischen der DEVWARE GmbH und der Turck GmbH wurde die SharePoint-Plattform weiter verbessert und ausgebaut.

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