Migration SharePoint Online

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Die menovo GmbH mit Sitz in Düsseldorf wurde 2010 als Tochtergesellschaft der Holitzner Consulting GmbH, Hamburg, gegründet. Das Unternehmen hat sich als Spezialist auf die Optimierung und Automatisierung interner Dienstleistungen fokussiert. Im Zentrum stehen schnelle und einfache Lösungen für komplexe Geschäftsprozesse der Kunden.

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Anforderungen

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Migration zu SharePoint Online

‍Die menovo GmbH betreibt einen eigenen SharePoint-Server zur Kommunikation mit ihren Kunden. Diese Plattform sollte auf SharePoint Online migriert werden, unter Berücksichtigung der beschriebenen Anforderungen.

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Sicher und zielgerichtet

‍Die aktuelle SharePoint-Umgebung war lückenhaft und sollte auf Office 365/SharePoint Online umgestellt werden. Für jeden Kunden wird aktuell eine separate SharePoint-Website verwendet, um Aufträge und deren Status zu dokumentieren. Zudem wird SharePoint für die interne Dokumentenverwaltung genutzt. Um die Kundenaufträge sicher und effizient abzuwickeln, sollten alle Aufträge in einer Projektmanagement-Website organisiert werden.

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Umsetzung

Anforderungsmanagement

‍Durch ein ausgefeiltes Projektmanagement und regelmäßige Feedbackrunden wurden die Anforderungen erfasst und von den Projektverantwortlichen bei menovo bestätigt. Basierend auf diesen Anforderungen wurde die bestehende SharePoint-Installation aufgelöst und die Inhalte auf die neue Struktur in SharePoint Online übertragen. Ein einfaches Login-Verfahren für die Kunden der menovo GmbH stand dabei im Fokus. Zwei alternative Login-Methoden wurden angeboten, aus denen die menovo GmbH wählen konnte, was sich als Vorteil herausstellte, da das System auch intern genutzt wird. Zusätzlich wurde eine Projektmanagement-Website erstellt, die ein internes Dashboard mit Aufgaben und Aufträgen bereitstellt. Durch die frühzeitige Einbindung des Kunden konnte menovo das Endprodukt schon im Vorfeld beobachten und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Der Fokus lag sowohl auf der Vereinfachung der Zugriffsprozesse als auch auf einer übersichtlichen Darstellung für alle Beteiligten.

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Implementierung

‍Nachdem die optimierten Anforderungsprofile geprüft und freigegeben wurden, begann die Implementierung, die von erfahrenen Softwareentwicklern durchgeführt wurde. Ein wöchentliches Reporting sorgte für Transparenz und hielt den Kunden über den aktuellen Projektstatus auf dem Laufenden.

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Testing

‍In der Testphase wurden die Funktionalitäten der SharePoint-Umgebung geprüft, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Gleichzeitig wurde eine Anwenderdokumentation erstellt, die die Anforderungen und deren Umsetzung verständlich darstellt.

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Projektabnahme und Inbetriebnahme

‍Die Mitarbeiter von menovo konnten die neue SharePoint-Website und die Kunden-Website regelmäßig auf verschiedenen Serverumgebungen testen und aktiv an der Gestaltung mitwirken. Nachdem alle Projektphasen abgeschlossen waren, wurde die Inbetriebnahme erfolgreich durchgeführt.

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Technologien

• Systemvoraussetzung
  • Office 365
  • C#
• Entwicklungsumgebung
  • Visual Studio 2013

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Ergebnis

‍Die neue Projektmanagement-Website und die Kunden-Website stehen der menovo GmbH nun zur Verfügung und erfüllen alle definierten Anforderungen. Beide Websites bieten moderne, benutzerfreundliche Navigation und entsprechen vollständig einer modernen state-of-the-art-Umgebung. Sie ermöglichen eine effektive Abarbeitung von Aufträgen und dienen zugleich als zentrale Dokumentenablage. In zukünftigen Entwicklungsphasen sollen die Websites weiter ausgebaut und zusätzliche Anforderungen implementiert werden. Durch den kontinuierlichen Austausch zwischen der DEVWARE GmbH und der menovo GmbH konnten die SharePoint-Websites laufend optimiert werden.

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Kunden Kommentar

‍„Als Beratungsunternehmen für Prozessoptimierung und -automation ist es uns wichtig, uns im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleistungsqualität weiterzuentwickeln. Der Umzug auf SharePoint Online war dabei ein wichtiger Schritt – sowohl für die Verbesserung der Kundeninteraktion als auch für die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter im täglichen Umgang. Entscheidend für den Erfolg solcher Projekte sind verlässliche Partner wie die DEVWARE GmbH, die ihre Kunden kompetent beraten und effiziente Lösungen umsetzen.“