SharePoint Migration zur Optimierung der Unternehmensprozesse

SharePoint als Kommunikationsplattform

Die Turck GmbH hatte durch ein schnelles Wachstum und steigenden bürokratischen Aufwand den Bedarf, eine einheitliche interne Plattform einzuführen. Diese Plattform sollte in erster Linie alle Unternehmens-Informationen sammeln; abspeichern und darüber hinaus Ergebnisse von Meetings und weiteren Besprechungen in SharePoint-Listen übersichtlich darstellen.

Eine Plattform – alle Lösungen

Aufgrund der unterschiedlichsten Bedürfnisse an eine einheitliche Firmensoftware, hat sich die Turck GmbH für den SharePoint 2007 entschieden. Die Anwendungsplattform sollte hierbei verschiedenste Prozesse abdecken: Vertragsmanagement, Produktmanagement, Prozessmanagement, Bilddatenbank.

Umsetzung

Anforderungsmanagement

Durch ein ausgefeiltes Projektmanagement und regelmäßige Feedback-Runden wurden die Anforderungen konzipiert und von dem Projekt-Verantwortlichen von Turck bestätigt. Dabei stand ein iteratives Vorgehen im Vordergrund was „langsame Schritte“ der Entwicklungsprozesse betrifft und nachhaltige Mitarbeiterschulungen. Durch Vereinfachung der SharePoint-Entwicklungsschritte und gleichzeitiger Einführung verschiedenster Anpassungen wurde ein nachhaltiger Mehrwert für jeden Mitarbeiter erreicht.

Zunächst wurde mit der SharePoint Foundation gestartet, in welcher die Grundfunktionen verwendet und die Solution installiert wurden. Nachdem die ersten Anpassungswünsche umgesetzt worden sind, erfolgte die Migration von Version 2007 auf die Version 2010. Dazu wurde eine Standard-Lizenz angeschafft und entsprechende Anpassungen vorgenommen.

Eine weitere Migration folgte von 2010 auf 2013, wofür die IT-Infrastruktur komplett neu aufgebaut wurde. Durch stetig steigende Anforderungen musste die Komplexität des MS-Projekt Servers sowie WebApp Servers angepasst werden.

Dank der IT-koordinierenden Maßnahmen konnte der Kunde schon im Vorfeld das Endprodukt beobachten und, falls gewünscht, die Änderungen einleiten. Der Schwerpunkt lag dabei sowohl auf der Erstellung einer Informationsplattform als auch auf eine Plattform des KNOW-HOW- Wissenstransfers.

Implementierung

Nachdem die Turck GmbH & Co. KG die optimierten Anforderungsprofile geprüft und akzeptiert hatte, ist man jeweils zu einer Implementierungsphase übergegangen, die von professionellen Softwareentwicklern durchgeführt wurde. Dabei ermöglichte ein wöchentliches Reporting die Transparenz gegenüber dem Kunden zu gewährleisten und ihn über den aktuellen Status des Projektes zu informieren.

Testing

In der Test-Phase wurden die Funktionalitäten der SharePoint-Umgebungen geprüft, um den einwandfreien Lauf sicherzustellen. Gleichzeitig wurde die Anwenderdokumentation erstellt, welche die Anforderungen und deren konkrete Implementierung dem Kunden verständlich darstellen sollte.

Projektabnahme

Die Mitarbeiter von Turck konnten die neue SharePoint-Website sowie die Kunden-Website regelmäßig auf unterschiedlichen Serverumgebungen testen und somit aktiv an der Gestaltung teilnehmen. Zudem wurden durch verschiedenste Mitarbeiter-Schulungen der zu erlernende Content jeweils zeitnahe vermittelt. Nachdem alle Schritte des Projektes durchgelaufen wurden, konnte die Inbetriebnahme durchgeführt werden.

Ergebnis

Die SharePoint-Plattform steht nun für die Turck GmbH zur Verfügung und erfüllt alle Voraussetzungen, die an sie gestellt wurde. Als Informationszentrale wurde der SharePoint in den vergangenen Jahren unerlässlich und durch verschiedenste Mitarbeiter-Schulungen wurde die Handhabung einfach und unkompliziert vermittelt.

Durch stetigen Austausch zwischen der DEVWARE GmbH und der Turck GmbH wurde die SharePoint Plattform weiter verbessert und ausgebaut.